Automatiza el Registro de Facturas de Compra de tus Proveedores

Automatiza el Registro de Facturas de Compra de tus Proveedores

Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) de Proveedores

El Servicio de Impuestos Internos de Chile (SII) ha decidido que el formato en que se generarán los Documentos Tributarios Electrónicos (en adelante, DTE) sea por XML o Lenguaje Extensible de “Etiquetado”, Extensible Markup Language. Por lo anterior, desde el año 2014 se ha incrementado el volumen de facturadores electrónicos. Lo que ha originado en la actualidad que la mayor parte de documentos recibidos se generen de forma electrónica.

Con la implementación del Microsoft Dynamics AX y Microsoft Dynamics 365, NO2 Technologies desarrolló una personalización para efectuar la conciliación de los Documentos de Compras de los Proveedores contra los Pedidos de Compra que se encuentran en el sistema, o en su defecto, el registro del documento a través de diarios de facturas, en el caso en que no se presente un pedido de compra relacionado con la operación.

La funcionalidad permite efectuar la lectura periódica de archivos en formato XML depositados en una carpeta por el software del facturador electrónico (quien actúa como intermediario entre el SII y Microsoft Dynamics AX), y en el caso en que coincida la información del archivo con el pedido de compra, se efectúa el registro automático de los documentos.

Si la información del archivo no coincide con la información del pedido de compra, el sistema habilita la conciliación manual con el pedido de compra.

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Dependiendo de la política de la organización, se permitirá el registro automático de facturas asociadas a servicios con o sin la recepción del servicio, y posteriormente el usuario que solicitó la compra, confirmará la recepción de este a fin de autorizar el pago del documento.

En el caso de las compras relacionadas con artículos del inventario, se debe efectuar la recepción de forma obligatoria para que el sistema efectúe el registro automático del documento, o en caso contrario quedará el documento pendiente de conciliación y registro por parte del usuario.

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Características de la Funcionalidad

Dentro de las características relevantes que presenta la funcionalidad se encuentran:

1. Consultar a través de un formulario denominado Consulta de Facturas Registradas y Pendientes, los documentos de proveedores que se encuentren registrados o en proceso de conciliación.

2. Identificar los documentos que no fueron importados indicando el nombre del archivo, número de documento y la razón para no haber efectuado la importación.

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3. En el caso en que se presenten facturas pendientes de registro, el usuario puede efectuar el proceso conciliando con un Pedido de Compra previamente creado en el sistema, o en su defecto, registrando la operación mediante un Diario de Facturas, seleccionando para este último, las cuentas contables de gasto y dimensiones financieras requeridas.

4. El formulario permite efectuar filtros previos a su generación, dentro de los cuales se encuentran la cuenta de proveedor, la fecha de documento, fecha de procesamiento, número de documento, entre otras.

5. Permite efectuar la confirmación de los servicios asociados al documento o factura registrada, si la empresa define que se permita efectuar el registro de documentos sin recepción previa de Productos Tipo Servicio o Categoría de Compras.

6. Permite autorizar para pago las facturas que se hayan registrado desde pedidos de compra, sin recepción previa de Productos Tipo Servicio o Categoría de Compras.

Automatizar el registro de documentos de compra permite optimizar el proceso de ingreso de información al sistema, mejorar la gestión y análisis en áreas asociadas a procesos de Cuentas por Pagar de la organización, apoyando el cumplimiento de los plazos de pago establecidos con los proveedores.

¡Apoya tus procesos internos y automatiza el registro de los documentos de compra de tus proveedores!

manos mundo

Nelly Bibiana Luna Mora
Consultor Senior
Microsoft Dynamics AX
NO2 Technologies

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